В данной статье мы рассмотрим вопрос, нужен ли путевой лист для арендованного автомобиля. Далеко не всегда компании, занимающиеся перевозкой грузов или пассажиров, а также организации, которые предоставляют своим сотрудникам служебный транспорт, имеют собственный автопарк. Зачастую предприниматели используют привлеченный транспорт. Как быть в такой ситуации, расскажет наш материал.

Зачем нужен путевой лист

Путевой лист является первичным бухгалтерским документом и необходим для бухгалтерской отчетности в части подтверждения расходов на топливо, учета отработанных водителем часов, начисления амортизации машин по пробегу и времени использования. А также для подтверждения по запросу сотрудника ДПС, что водитель в данный момент едет не по частным делам, а находится при исполнении трудовых обязанностей.

За отсутствие такого документа предусмотрен в размере 500 рублей или предупреждение инспектора (ст. 12.3 КоАП РФ).

Путевые листы обычно выписывают или специальные сотрудники отдела логистики (диспетчеры), или сотрудники отдела бухгалтерии. Бланки путевых листов существуют для каждого вида транспорта в зависимости от габарита и функции и продаются в канцелярских магазинах. Можно также установить специализированную программу, которая предназначена для отслеживания движения и печати бланков путевых листов.

Если автомобиль арендован

Самые распространенные варианты замены собственному транспорту:

• Покупка готовой услуги по перевозке.
• Аренда машины с выполнением работ своими силами.
• Аренда машины с экипажем для выполнения работ.

Представим ситуацию, что у вас нет своих машин и вы берете автомобиль или автотехнику в аренду. Кто при этом оплачивает расходы на ГСМ? Вы сами. Нужно ли учитывать трудочасы водителя на арендованном авто? Несомненно. На ком лежит ответственность, если водитель не сможет представить сотруднику ГИБДД путевой лист? На компании, которая использует в данный момент автомобиль. Соответственно, нужны ли путевые листы на арендованный автомобиль? Очевидно, да.

При аренде автомобиля все равно потребуется оформление путевых листов для подтверждения трудочасов водителя и затраченного топлива.

Теперь рассмотрим ситуацию, когда вы арендуете автомобиль с экипажем. В этом случае, тем не менее, опять же возникает необходимость затрат на топливо и расходные материалы для машины. Учесть и списать их нет другого способа, кроме как составить путевой лист. Доказать при необходимости, что водитель находится за рулем по служебным делам, можно тоже только с помощью этого документа.

Основное отличие от предыдущего варианта – в этой ситуации учет и оплата рабочего времени водителей производятся силами компании-арендодателя, поскольку у вас нет с ними трудовых отношений. Каким образом будет производиться этот учет, обычно подробно прописывается в договоре. Возможно, арендодатель потребует копии путевых листов или будет снимать показания спутниковых систем слежения.

Данные принципы взаимодействия применимы вне зависимости от того, идет ли речь об аренде грузового автомобиля или легкового. Возможна ситуация, когда работодатель пользуется услугами частного лица (своего сотрудника, например) для передвижения по служебным делам и перевозки на его личном автомобиле.

Есть один небольшой нюанс, если вы арендуете автомобиль с экипажем: в этом случае штамп о предрейсовом и послерейсовом должна ставить компания-арендодатель, так как фактически водитель является не вашим сотрудником. Соответственно, вы не несете ответственность за охрану его труда и здоровья. Способ обмена документами прописывается в договоре аренды или приложениях к нему.

Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника. Оформление путевых листов при аренде автомобиля у сотрудника для осуществления служебных поездок.

Вопрос: Дополнение к вопросу № 1078737 от 18.07.2017 г. Как правильно заполнить путевой лист в таком случае? Поездки осуществляются, в основном, в пределах города. Автопарка у нас нет, поэтому таких должностей, как медицинский работник и контролер технического состояния автотранспортных средств на предприятии нет.

Ответ: При аренде автомобиля у сотрудника для осуществления на нем служебных поездок также в обязательном порядке необходимо оформлять путевые листы. В путевом листе в обязательном порядке должна быть указана информация о показаниях спидометра на момент выезда и возвращения, информация о пройденном маршруте. К путевому листу прикладываются расходные документы (чеки, квитанции), подтверждающие расход на ГСМ, Подробный порядок заполнения путевого листа приведен ниже в рекомендации.

Также в путевом листе в обязательном порядке должны стоять отметки о прохождении водителем медосмотра и о проведении техосмотра автомобиля перед выездом. Если в самой организации не организовано проведение медосмотра и техосмотра, то за данными услугами возможно обратиться в стороннюю специализированную организацию.

При отсутствии путевых листов, либо при некорректно заполненных путевых листах (отсутствие медосмотра, техосмотра), возможны следующие последствия:

При проведении проверки на дороге органы ГИБДД остановят транспорт и могут не допустить его к дальнейшему передвижению (так как транспорт специализированный, перевозятся грузы) и затем оштрафуют организацию;

Расходы по данному транспорту (сумму компенсации, цену аренды, затраты на ГСМ и пр.) организация не сможет учесть в составе налоговых расходов;

Со стоимости ГСМ, которые организация оплачивала водителю без документального подтверждения, могут доначислить НДФЛ как на доходы сотрудника в натуральной форме по ГСМ, приобретенным организацией, и использованным сотрудником в личных целях (так как без путевых листов служебный характер поездок доказан не будет).

Обоснование

Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника

Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства , но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена Трудового кодекса РФ.

Путевые листы

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Да, нужно.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

• не удерживать НДФЛ с суммы компенсации ;
• учесть сумму компенсации при расчете налога на прибыль и при расчете единого налога на упрощенке .

Аналогичные выводы следуют, в частности, из писем Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39406 , от 13 апреля 2007 г. № 14-05-07/6 , УФНС России по г. Москве от 4 марта 2011 г. № 16-15/020447 . Некоторые суды придерживаются аналогичной позиции (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2006 г. № А66-7112/2005).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие не оформлять путевые листы для целей налогообложения

Нормы Налогового кодекса РФ не содержат требований об обязательном оформлении путевых листов. Чтобы организация могла не удерживать НДФЛ с суммы компенсации, а также учесть эту выплату при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке), необходимы документы:

• подтверждающие необходимость автомобиля для служебных поездок сотрудника;
• свидетельствующие о принадлежности автомобиля данному сотруднику;
• обосновывающие расчет суммы компенсации;
• подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах организации и осуществление расходов.

Следовательно, подтвердить компенсацию и обосновать ее сумму можно иными документами (приказ руководителя, заверенная копия техпаспорта автомобиля, должностные инструкции сотрудников).

Данный подход подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 30 мая 2012 г. № А12-15477/2011 , Московского округа от 19 декабря 2011 г. № А40-152815/10-116-694 , Центрального округа от 10 апреля 2006 г. № А48-6436/05-8).

Таким образом, при отсутствии путевых листов организация может рассчитывать на поддержку в арбитражном суде. Если же вы хотите избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.

Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ , п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Организация может использовать:

• унифицированные формы;
• самостоятельно разработанные путевые листы . Например: упрощенная форма путевого листа легкового автомобиля , путевой лист грузового автомобиля с повременной или сдельной оплатой.

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице . Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 . При этом они не являются обязательными к применению .

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом .

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью с указанием Ф. И. О. или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра - запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Даты и время предрейсового контроля автомобиля проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О.

Это предусмотрено пунктами , , и Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 № 835н , пунктами , Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152 .

Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. .

Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют .

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов - для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 № ВАС-16222/08 , постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 № А32-24509/2007 , от 27 августа 2008 № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 № ВАС-11880/13 , постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 № Ф09-946/09-С5 , Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 № А46-11958/2009).

Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника

Кто проводит медосмотры

Организовать проведение медосмотров сотрудников обязан работодатель, заключив соответствующий договор с медицинским учреждением (п. 6 Порядка, утвержденного ). При этом медучреждение должно иметь лицензию на медицинскую деятельность ().

Также работодатель может проводить медосмотры (например, предрейсовые) в собственном медпункте при условии, что медпункт имеет лицензию на медицинскую деятельность и право на проведение предварительных и периодических медосмотров (п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ , Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н).

Ситуация: должна ли организация при проведении медосмотров (в т. ч. предрейсовых) в собственном медпункте получать лицензию на этот вид деятельности. Проведение медосмотров не является основной деятельностью организации

Да, должна.

Медицинская деятельность является лицензируемой (п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ). Медосмотры (в т. ч. предрейсовые) относятся к услугам медицинской деятельности, подлежащим лицензированию (перечень к Положению, утвержденному постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2012 г. № 291). Никаких исключений для медицинской деятельности для собственных нужд законодательство о лицензировании не предусматривает. Поэтому при проведении медосмотров (в т. ч. предрейсовых) в собственном медпункте необходимо получить лицензию на данный вид деятельности.

О необходимости получать лицензию для проведения медосмотров указано и в пункте 8 Порядка, утвержденного .

Ситуация: вправе ли сотрудник организации (например, бухгалтер), имеющий диплом о медицинском образовании, проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей. Организация не имеет собственного медпункта

Нет, не вправе.

Организации всех форм собственности и предприниматели, имеющие автомобильный транспорт, обязаны организовать проведение обязательных предрейсовых медосмотров водителей (п. 1 ст. 20 , Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

Организовать проведение обязательного медосмотра организация может либо в собственном медпункте, либо по договору с медицинским учреждением. Медицинское учреждение, с которым заключен договор на проведение медосмотров, должно иметь лицензию на этот вид деятельности (п. 46 ч. 1 ст. 12 Закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 г. № 835н .

Таким образом, если сотрудник организации имеет лишь диплом о медицинском образовании, но при этом не имеет соответствующего сертификата, то он не вправе проводить обязательные медосмотры.

Требование к квалификации сотрудников не является единственным при проведении медосмотра самостоятельно.

Правильный путевой лист оправдает расходы на ГСМ и зарплату водителя

Из этой статьи вы узнаете:
— как изменился состав реквизитов путевого листа;
— какие реквизиты нужны обязательно;
— можно ли работать по путевым листам старого образца;
— как исправить ошибку в путевом листе?

Минтранс России изменил состав реквизитов путевого листа (приказ от 18.01.2017 № 17). Печать компании больше не нужна, а вот отметка о техконтроле стала обязательной.

Проверьте форму путевки. Если в бланке нет отметки о техконтроле, вы не вправе использовать путевой лист. Он не отвечает новым требованиям.

ОБРАЗЕЦ ОТМЕТКИ О ПРЕДРЕЙСОВОМ ТЕХНИЧЕСКОМ ОСМОТРЕ

Предрейсовый техосмотр должен проводить специалист, аттестованный в транспортной инспекции (п. 14.3 приказа Минтранса России от 28.09.2015 № 287). Это может быть механик или мастер. Если в штате нет такой должности, проводите техосмотр в стороннем сертифицированном техцентре. Его специалист проставит отметку о техосмотре на путевом листе.

Если с машиной все в порядке, в путевке контролер запишет или поставит штамп «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» либо «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен», распишется и укажет фамилию (образец 1 ниже).

Отвечает Ольга Прыгова,

заместитель управляющего отделением ПФР по г. Москве и Московской области

«Заполняйте графу 14 раздела 3 только по тем сотрудникам, которые уволились 31 декабря 2018 года. По новым правилам поставьте в графе 14 дату увольнения, а не символ «Х». Подробнее, как отразить в СЗВ-СТАЖ сведения об уволенных сотрудниках, читайте в рекомендации.»

Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ. Оформление путевого листа для арендованного автомобиля.

Вопрос: Наше предприятие арендует личные автомобили у своих сотрудников. С ними заключены договора аренды авто и предоставление услуг по управлению.Сотрудники оформляют один путевой лист для легкового авто на месяц.Вопрос:1. Делать ли в этом путевом листе отметки медика и механика?2. Необходимо ли регистрировать путевые листы в журнале учета, если мы не является транспортным предприятием и эти автомобили арендуем?3. Нам сотрудники/арендодатели предоставили нормы расхода топлива, но они не соответствуют данным Миннтранса, а многих авто там просто нет. Какие нормы нам применять? и можем ли мы утвердить нормы, предоставленные владельцами авто, без привязки к данным Минтранса?

Ответ:

1. Да, в путевом листе должны быть проставлены отметки механика и медицинского работника. По общему правилу при выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Также перед выездом водитель должен пройти предрейсовый осмотр, по результатам которого в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».

2. Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, организации следует делать записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8). Такой журнал следует вести в том числе и для регистрации путевых листов, оформленных по арендованным автомобилям.

3. Для экономического обоснования расходов на ГСМ организация может использовать нормы, рекомендованные Минтрансом России, или же самостоятельно разработать внутренние нормы на основе тех, которые предоставили арендодатели. То есть те нормы, которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие ), носят рекомендательный характер, применять их не обязательно.

При этом лимиты следует утвердить приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Лучше всего утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива.

Обоснование

Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Организация может использовать:

1. унифицированные формы;

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форму путевого листа решили разработать самостоятельно? Тогда проверьте, чтобы в ней были все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности организации.

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите актом .

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью с указанием Ф. И. О. или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра - запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Даты и время предрейсового контроля автомобиля проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О. Порядок проведения контроля утвержден приказом Минтранса России от 6 апреля 2017 № 141 .

Это предусмотрено пунктами , , и Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 № 835н , пунктами , Порядка, утвержденного приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152 .

Отметку о предрейсовом контроле технического состояния в путевых листах нужно было ставить и до вступления в силу приказа Минтранса России от 6 апреля 2017 № 141 . Это требование прописано в пункте 29 Правил, утвержденных приказом Минтранса России от 15 января 2014 № 7 .

Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см. Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника .

Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют .

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов - для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают: несоответствия в путевых листах не опровергают того, что у организации были расходы, связанные с предпринимательской деятельностью (см., например, определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 № ВАС-16222/08 , постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 26 ноября 2009 № А32-24509/2007 , от 27 августа 2008 № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 № ВАС-11880/13 , постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2009 № Ф09-946/09-С5 , Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа невозможно, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания одометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например, можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов (). Подтвердить пробег можно, например, бухгалтерской справкой . В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в письме ФНС России от 16 июля 2010 № ШС-37-3/6848 .

Внимание: Использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в письме Минфина России от 11 июня 2014 № 03-04-05/28243 .

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов (п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152). Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 предусмотрена типовая форма этого документа (форма № 8).

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152).

Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные. Организация применяет общую систему налогообложения

Налог на прибыль

Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ

При расчете налога на прибыль расходы на бензин учитывайте в зависимости от того, в какой деятельности используете транспорт. Если машины эксплуатируют для оказания автотранспортных услуг, то стоимость ГСМ отнесите к материальным расходам ().

Когда же транспортное средство используют просто для нужд организации (например, для перевозки сотрудников), то расходы включите в состав прочих, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Это подтверждает Минфин России в письмах от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71 , от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61 .

Для расчета налога на прибыль топливо принимайте к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254 НК РФ). При этом сумму НДС, выделенную в чеке, исключите из налоговой базы (п. 1 ст. 170 НК РФ).

Если затраты на приобретение ГСМ отнесли к материальным расходам, то списывайте их с учетом метода оценки материалов , который применяете в организации (п. 8 ст. 254 НК РФ).

Когда же речь идет о прочих расходах, стоимость учтенного бензина списывайте по фактической стоимости приобретения без НДС (подп. 11 п. 1 ст. 264 , п. 1 ст. 170 НК РФ).

Ситуация: нужно ли при расчете налога на прибыль учитывать расходы на топливо в пределах норм

Нет, не нужно.

Дело в том, что при расчете налога на прибыль расходы на содержание автотранспорта, в том числе на ГСМ, не нормируются (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А те нормы , которые приведены в Методических рекомендациях (введены в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р), носят рекомендательный характер. То есть применять их не обязательно. Таким образом, при расчете налога на прибыль организация вправе учитывать расходы на ГСМ в полном объеме. При условии, конечно, что они экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097 и от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12 .

Главбух советует: для экономического обоснования расходов на ГСМ можете использовать нормы , рекомендованные Минтрансом России. Или же самостоятельно разработайте внутренние нормы.

Выбрав второй вариант, утвердите лимиты приказом руководителя организации. Они должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Лучше всего утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Сезонные нормы установите исходя из климатических условий в районе эксплуатации автомобиля. Для этого можно воспользоваться таблицей значений зимних надбавок по регионам России . Издавать каждый сезон приказы не нужно. Если зимний сезон наступит раньше, то руководитель может своим приказом изменить срок действия зимних надбавок.

Чтобы установить внутриорганизационные нормы расхода ГСМ по отдельным видам служебного транспорта, можно провести контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат задокументируйте актом контрольного заезда (в произвольной форме).

Также в качестве ориентира можете использовать нормы расхода топлива, приведенные в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р .

А организациям узкоспециализированной направленности, использующим спецтехнику, стоит воспользоваться нормами, утвержденными отраслевыми ведомствами. Например, для предприятий лесной промышленности это Нормы расхода горюче-смазочных материалов на механизированные работы, выполняемые в лесном хозяйстве , утвержденные приказом Рослесхоза от 13 сентября 1999 г. № 180 .

Если расходы на бензин превысят и внутриорганизационные нормы, то данный факт надо документально обосновать. В противном случае сверхлимитные расходы на ГСМ экономически оправданными не будут, и потому учесть их при расчете налога на прибыль не получится (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой вывод содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2012 г. № А27-8757/2011 .

Следует отметить, что ранее контролирующие ведомства придерживались иной точки зрения. Суть ее в том, что организации, использующие служебные автомобили, обязаны соблюдать установленные Минтрансом России нормы . Списывать топливо по другим лимитам (например, разработанным организацией самостоятельно) можно только на автомобили, для которых нормы не установлены (письма Минфина России

В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового автомобильного транспорта. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя. К учету принимают только правильные документы.

Обратите внимание, что эксплуатировать автомобиль без путевого листа незаконно. Конечно, это условие касается только организаций. Частные собственники легковушек не имеют никакого отношения к путевым листам. Но и в этом правиле есть исключения. Например, если гражданин использует свою машину для выполнения служебных обязанностей по согласованию с начальством, то организация в таком случае уже обязана оформить путевой лист. Следовательно, если работник поехал на подписание договора на своем транспорте, но с разрешением руководства, то путевка быть должна. А если же сотрудник добирается до основного места работы на своей собственной машине, то ни о каком путевом листе для такой поездки и речи быть не может.

Путевой лист — это своего рода юридическое подтверждение того, что транспорт использовался. Первичный документ решает сразу несколько проблем:

• фиксирует пробег, чтобы работники не эксплуатировали машины в личных целях;
• регистрирует количество израсходованного топлива для предупреждения фактов краж на предприятии;
• определяет занятость водителя для начисления заработной платы за фактически отработанное время;
• подтверждает допуск водителя к управлению авто (речь идет о медицинском осмотре и наличии водительских прав, допуска у работника);
• позволяет подтвердить вышеперечисленные расходы при исчислении налогового обременения экономического субъекта.

Простыми словами, путевой лист нужно заполнять не только для того, чтобы предоставить налоговому инспектору на проверку. Путевка в первую очередь используется для порядка в самой организации. То есть чтобы не допустить хищений, подтвердить допуск, сделать верные начисления. И только потом все это зафиксировать в бухгалтерской и налоговой отчетности.

Учитывайте изменения

Организации вправе не использовать унифицированные бланки первичной документации, а разработать свои документы, которые будут раскрывать все необходимые сведения. Так, к примеру, новая форма путевого листа легкового автомобиля 2019 года, вступившая в силу еще с 15.12.2017, утвержденная Приказом Минтранса от 07.11.2017 № 476, не обязательна к применению. Учреждение вправе заполнять свой бланк. Однако придется учесть важные изменения, которые предусмотрели чиновники.

Напомним, что законодательство в отношении первичной документации обязывает пользователей соблюдать определенные требования. Конкретные требования установлены в отношении обязательных реквизитов первички. То есть документ должен раскрывать конкретные сведения об операции. В противном случае бумага будет признана ничтожной, и ее нельзя будет принять к учету.

Обязательные реквизиты путевого листа

Общие требования к первичной документации закрепляет статья 9 закона № 402-ФЗ, а также пункт 25 Федерального стандарта № 256н. Только полное раскрытие следующих реквизитов дает право принять путевой лист к бухгалтерскому и налоговому учетам:

• наименование первички: «Путевой лист»;
• дата составления бумаги;
• наименование субъекта учета, составившего документ, то есть указывается наименование организации;
• содержание факта хозяйственной жизни, для путевого листа — это эксплуатация автомобиля;
• величина натурального или денежного измерения с указанием единиц измерения, в путевом листе раскрывается сразу несколько показателей, это и остаток ГСМ (бензин, газ, дизельное топливо), это и нормы рабочего времени водителя (часы, смены для начисления заработной платы), это могут быть и другие показатели, в зависимости от специфики деятельности, например пройденные км;
• наименование должности работника, лица, отразившего операцию и ответственного за правильность ее оформления, либо наименование должности работника, лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности;
• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, например указание реквизитов доверенности, на основании которой действуют доверенные лица.

Однако этих требований для бланка путевого листа легкового автомобиля 2019 недостаточно. Ведь перечислены только требования, актуальные для бухучета. А путевой лист — это специфическое разрешение на эксплуатацию транспортного средства. Следовательно, нужна дополнительная информация.

Так, Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. Приказа № 476 от 07.11.2017) закрепляет ряд специфических сведений, которые должны быть раскрыты в обязательном порядке при заполнении путевого листа. К таковым следует относить:

Какой бланк использовать

Унифицированный бланк путевого листа легкового автомобиля 2019 утвержден Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. С 26 февраля изменился перечень обязательных реквизитов: добавили строку «Прошел предрейсовый контроль технического состояния» и исключили печать организации.

Также можно самостоятельно разработать свою форму листа путевки и закрепить ее в учетной политике для целей бухучета. При этом не забудьте про обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в таком бланке.

Так выглядит путевой лист легкового автомобиля, форма 3. Скачайте его в качестве образца.

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля

Бумагу следует оформлять на каждый автомобиль. Это относится как к собственному транспорту бюджетной организации, так и к арендованному, даже если работник использует собственную машину в служебных целях. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину заполнить сразу нескольких путевок для каждого водителя. Информация о выданном документе вносится в . Оформленные документы нужно хранить в течение 5 лет.

Автотранспортные предприятия заполняют путевки ежедневно. Другие могут делать это с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже чем один раз в месяц. Однако если заполняется образец путевого листа легкового автомобиля на месяц, может потребоваться его редактирование.

Заполнять бланк должен уполномоченный сотрудник. Это может быть диспетчер или секретарь автохозяйства. Все путевки должны быть пронумерованы.

При выезде автомобиля, а также после его возвращения в гараж, путевку должен проверить механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, и заверить своей подписью с указанием Ф.И.О. Проверяются показания одометра, расход топлива и т. д. Показание одометра на начало очередного дня должно совпадать с показанием на конец предыдущего. Разница между показаниями на начало и на конец дня должна соответствовать дневному пробегу. Кроме того, указывается марка горючего, а также поступление и использование ГСМ.

Показатель «Расход горючего по норме» указывают в соответствии с теми нормами расхода топлива, которые утверждены в бюджетной организации приказом руководителя.

Также в обязательном порядке должны быть проставлены о прохождении медицинского предрейсового и послерейсового осмотров. По результатам предрейсового осмотра медработник должен сделать запись «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового — «Прошел послерейсовый медицинский осмотр».

На обратной стороне путевки указывается информация, куда следует автомобиль. В противном случае она не является подтверждением расходов на приобретение ГСМ.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Ответственность

За привлечение к работе сотрудников, не прошедших обязательный медосмотр, предусмотрена административная ответственность. А если не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, бюджетную организацию оштрафуют.

Трудовая инспекция может оштрафовать (ч. 3 и 5 ст. 5.27.1 КоАП):

• организацию — на сумму от 110 000 до 130 000 руб.;
• должностных лиц (например руководителя) — от 15 000 до 25 000 руб.

Помимо этого, водителя могут наказать сотрудники ГИБДД. Так, за управление транспортным средством организации без путевого листа предусмотрен штраф в сумме 500 рублей (). Однако инспекторы ГИБДД на первый раз могут ограничиться и предупреждением.

Первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю является, как правило, путевой лист легкового автомобиля. Приведем образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в нашей консультации.

Бланк путевого листа легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Образец путевого листа легкового автомобиля:

При этом, даже решив применять унифицированный бланк, его придется доработать. К примеру, в нем необходимо будет указать дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

А если организация оказывает транспортные услуги, в путевом листе придется также отражать сведения о проведении предрейсового контроля технического состояния легкового автомобиля (п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 , п. 4 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). Также в состав обязательных сведений о собственнике (владельце) транспортного средства в путевом листе включены ОГРН/ОГРНИП.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля

Покажем пример заполнения новой формы путевого листа легкового автомобиля в 2018 году с учетом требований п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 .

Предполагаем, что автомобиль не используется для оказания транспортных услуг, поэтому сведения о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства в новом бланке путевого листа легкового автомобиля 2018 не приводим.