Для того чтобы использовать автомобили, находящиеся в собственности или распоряжении компании, ее водителю во время поездки надо при себе иметь путевой лист автомобиля. Он не только входит в состав обязательных бланков, которые при проверке запрашивают дорожными инспекторами, но является первичной формой по учету работы автомобиля и основанием для расчета зарплаты водителю и списания топлива.

Путевой лист легкового автомобиля заполняется диспетчером или, при его отсутствии, бухгалтером. Этот документ нужно оформлять ежедневно, особенно в автотранспортных предприятиях. Если рабочий день в компании состоит из нескольких смен, то желательно заполнение путевых листов производить на каждого водителя (смену).

На небольших предприятиях, на которых в распоряжении фирмы находится только служебный транспорт (например, автомобиль руководителя), допускается выписка этого бланка на несколько дней. Также один документ может быть оформлен на длительный период, если автомобиль используется при командировке.

В настоящее время форма путевого листа может быть разработана предприятием самостоятельно с учетом особенностей его деятельности. Тем не менее он должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные для бухгалтерских бланков. В основном используется типовая межотраслевая форма №3, утвержденная Госкомстатом.

Выписанный документ заносится в журнал регистрации путевых листов, согласно которому ему присваивается очередной номер. После этого он выдается на руки водителю.

При выезде из гаража в путевом листе обязательно должен расписаться механик, который проверяет исправность машины, показания спидометра и остаток в баке топлива.

Выполняя служебные обязанности, шофер на второй стороне путевого листа отражает места, которые он посещает, записывая информацию о времени и пройденных километрах.

При заезде в гараж, машину осматривает технический специалист, проверяет ее исправность, фиксирует показания спидометра и литраж в баке в соответствующих графах, а после этого визирует путевой лист.

Работник сдает данный документ в диспетчерскую, где специалист просчитывает его и отражает в журнале регистрации.

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Рассмотрим подробнее, как заполнять путевой лист.

Заполнение лицевой стороны

Вверху проставляется штамп компании, ниже проставляются номер (при необходимости серия) и дата документа.

В следующей графе надо указать название компании, ее адрес и телефон. Здесь же отражается код регистрации фирмы в органах статистики ().

После этого диспетчер заполняет марку автомобиля, его государственный номер, инвентарный гаражный идентификатор.

В соответствующей строке записывается Ф.И.О. водителя, табельный номер, реквизиты водительского удостоверения, если есть - класс.

Следующий раздел путевого листа заполняется, если предприятие является специализированным, например, такси. Для таких фирм требуется оформление лицензионных карточек, их реквизиты нужно вписывать сюда.

Диспетчер определяет задание водителю, и указывает точный адрес подачи автомобиля. После этого специалист визирует документ и передает его шоферу.

Для механика предусмотрен специальный раздел в документе, где он отмечает исправность автомобиля и показания спидометра, остаток в баке, и визирует его с указанием своих Ф.И.О. Водитель также расписывается ниже в получении машины с расшифровкой своих личных данных.

Работник во время заправки отражает количество заправленного топлива, его марку. Рядом с литражом может расписываться в подтверждение сотрудник станции.

Диспетчер указывает фактическую дату и время возвращения в гараж, при необходимости делая отметку о простоях, опозданиях и т.д.

При возвращении водитель сдает машину механику, который проверяет ее состояние, отмечает остаток в баке на конец рабочего дня и счетчик пробега. Подтверждая получение автомобиля, технический специалист ставит свою подпись, а сдающий ее шофер – свою.

Заполнение оборотной стороны

На оборотной стороне документа водитель собственноручно заполняет информацию о процессе выполнения своего служебного задания, указывая места выезда и назначения с расшифровкой периода времени и пройденного километража. При работе с третьими лицами, они могут расписываться в выполнении шофером задания напротив его записей.

В нижней части документа диспетчер рассчитывает общее количество отработанных за день часов и километраж по спидометру. В зависимости от применяемой системы оплаты труда она определяет зарплату работнику и передает путевой лист после фиксации в журнале регистрации в бухгалтерию. Правильность расчетов счетный работник подтверждает своей подписью.

Путевой лист образец заполнения можно посмотреть ниже.

Нюансы

Правильность оформления данного документа очень важна, для включения затрат на топливо в расходы для целей налогообложения. Именно он является основным документом, который запрашивают инспекторы во время проверки.

Для многих предприятий на путевом листе обязательна отметка о прохождении предрейсового и послерейсового медосмотров.

Путевой лист является одним из важнейших учетных документов, который имеет хождение на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд.

ФАЙЛЫ

Роль документа

Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

• его техническое состояние;
• пройденный километраж;
• часы работы водителя;
• совершенные переезды в течение смены;
• расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

• водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
• бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
• сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
• если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
• путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности документа

Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к. такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража.

В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Образец заполнения путевого листа

Итак, в лист по порядку вписываются:

• дата его составления;
• название организации и ее адрес;
• код по ОКПО;
• марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
• государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
• данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.

Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь указываются:

• кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
• адрес подачи;
• время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
• подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя.

С правой стороны документа указываются:

• сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
• затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
• затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется

• адрес, с которого автомобиль выехал,
• место назначения,
• время выезда и возвращения,
• пройденный километраж,
• подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Можно ли обойтись без путевого листа

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы – не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций, эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

Это первичный документ, он необходим для учета и списания расходов на содержание автомобиля. Также на основании «путевок» (как еще часто называют эту бумагу) во многих учреждениях начисляют заработную плату водителю.

Составлять путевые листы обязаны все учреждения, организации и частные предприниматели, которые эксплуатируют автомобили. Форму документа можно разработать и утвердить самостоятельно либо пользоваться бланком, который утвержден постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Исключением являются предприятия, оказывающие услуги по перевозке грузов или пассажиров, они обязаны вести учет передвижения ТС в унифицированных формах.

Путевку выписывают в обязательном порядке при использовании авто в рабочих целях. Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть.

Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.

Бланк путевого листа

Новая форма путевого листа в 2019 году: особые требования

Изменения в путевых листах в 2019 году не предусмотрены. Последние обновления вступили в силу еще в декабре 2017 (утв. приказами Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (ред. от 18.01.2017 г.) и от 07.11.2017 № 476). Требования к заполнению дополнены новыми обязательными реквизитами. В то же время отменена круглая печать на форменном бланке, если ее использование не предусмотрено Уставом.

Как утвердить свою форму

Если организация решила утвердить свою форму путевых листов, то следует учесть обязательные требования:

1. Наименование документа, номер и дата его выдачи. При проставлении нумерации необходимо соблюдать хронологию.
2. Срок действия путевки. Максимальный период — один месяц.
3. Информация о собственнике автомобиля. Теперь обязательно указывать ОГРН.
4. Информация о водителе транспортного средства (Ф.И.О., номер водительского удостоверения).
5. Сведения об автомобиле (государственный номерной знак, марка).
6. Данные одометра перед выездом в рейс и по возвращении в гараж (на стоянку).
7. Дата и время начала рейса и возвращения на стоянку.
8. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
9. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
10. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
11. Информация о прохождении предрейсового технического осмотра с указанием даты и времени (ДД/ММ/ГГГГ, а также часы и минуты).
12. Подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр транспортного средства (механик, контролер, мастер).

Заполненный документ подписью заверяет диспетчер и руководитель учреждения либо уполномоченные руководителем лица. Если предприятие использует печать (определено уставом), то путевка скрепляется печатью. Документ всегда составляется в единственном экземпляре и выдается водителю на руки. По окончании рейса водитель должен сдать его ответственному лицу под подпись.

Что будет за нарушения

Путевой лист 2019 необходим не только для списания расходов и подтверждения их в налоговой инспекции. Также путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Если инспектору ГИБДД не предоставить бланк, то водителю грозит штраф от 500 до 3000 рублей (ст. 12.3 КоАП РФ.).

Путевые листы: правила заполнения в 2019 году

Для каждого типа автомобилей Минтранс утвердил новые путевые листы 2019 года. Расскажем о них с помощью таблицы. В ней описаны путевые листы, бланки скачать можно по ссылкам.

Сроки хранения и ответственность

Организация обязана обеспечить сохранность путевок на срок 5 лет, это установлено приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Этот же срок установлен ст. 29 Закона № 402-ФЗ для первичных учетных документов.

Ответственность за правильность составления и достоверность указанных сведений несут лица, указавшие эти сведения, а также руководитель учреждения. Некорректно составленная путевка признается ничтожной. Налоговики не примут такой документ в качестве подтверждения транспортных расходов на автомобиль, что грозит увеличением налоговой базы на прибыль и штрафными санкциями.

Образец заполнения путевого листа

Предлагаем образец для бюджетного учреждения, эксплуатирующего легковой автомобиль.

Любая организация, индивидуальный предприниматель, применяющие для осуществления своей деятельности легковой автотранспорт, должны четко представлять: в чем заключается необходимость путевых листов, как они выглядят и как их надо заполнять.

Назначение путевых листов

Обязанность оформления путевых листов определена Федеральным законом от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ.

Действующее законодательство обязывает оформление путевых листов для контроля, правильного учета движения топливных ресурсов и водительскому составу. Кроме того, ведение учета расходов по использованию автотранспорта необходимо для целей налогообложения. Поэтому путевой лист можно смело назвать главным первичным документом , служащим основанием для осуществления контроля пробега автомобиля, списания ГСМ, оплаты труда и расчета налогов.

Правила ведения

В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78 для оформления путевых листов предусмотрены типовые формы

• №3 и 3-спец. – для легковых автомобилей;
• №4 – для легкового такси;
• № 4-С и 4-П – для грузового транспорта;
• №6 и 6-спец. – для автобусов.

Правила заполнения этих форм оговорены в Приказе Минтранса РФ от 18 сентября 2008 года № 152. Эти Правила обязывают выписывать путевые листы на один день или смену . Однако в случае необходимости оформления служебной командировки диспетчеру либо уполномоченному лицу необходимо указать дату выезда и возвращения в гараж (число, месяц, год) согласно приказу руководителя. Действие срока путевого листа не должно превышать один календарный месяц.

Чтобы исключить возможные придирки контролирующих органов, путевые листы надо регистрировать в журнале , который должен быть соответствующим образом , пронумерован и скреплен печатью (унифицированная форма №8).

Существует ряд реквизитов , обязательных к заполнению:

• наименование («Путевой лист»);
• дата (должна совпадать с указанной в журнале регистрации);
• наименование организации, предоставляющей автотранспорт, с указанием контактов;
• марка, государственный и гаражный номер транспортного средства;
• данные сотрудника, допущенного к вождению транспортом и номер его водительского удостоверения;
• данные лицензионной карточки (если транспортные услуги подлежат обязательному лицензированию);
• задание водителю.

В правой табличной части листа указываются данные одометра, движение топлива, делаются записи о техническом состоянии транспортного средства. На лицевой стороне бланка проставляется печать организации.

Путевые листы оформляет диспетчер или уполномоченное соответствующим приказом лицо. В небольших организациях всю работу по оформлению путевых листов осуществляет бухгалтер. Водитель в оформлении не участвует, а лишь ставит свою подпись о приеме и сдаче автомобиля и о получении путевого листа. Причем новая путевка выписывается лишь после того, как будет возвращена предыдущая и в единственном экземпляре. Срок хранения данного документа составляет 5 лет.

Не допускается наличие пустых граф и строчек!

Маршрут указывается на обороте листа. Пункт назначения (оказания услуги) должен быть конкретным с указанием названия города (поселка), улицы, дома. Если перевозки осуществляются в границах одного населенного пункта, то должны быть прописаны все улицы, куда ездил водитель. При этом не стоит включать такие фразы, как, например, «По заданию руководства», так как в этом случае невозможно определить, что поездки носили производственный характер.

Назначение и правила ведения путевых листов изложены в данном видеоматериале:

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Нюансы заполнения

Если основным организации не являются автоперевозки , то можно использовать произвольную форму путевки, но все же рекомендуется для правильного учета производственных расходов организации отражать в ней все вышеуказанные реквизиты. Кроме того, водителя необходимо снабдить , дающей право для управления ТС. При обнаружении отсутствия указанных документов сотрудники ГИБДД могут наложить административный штраф и отправить автомобиль на штрафстоянку.

В случаях, когда один автомобиль эксплуатируется на протяжении нескольких смен , то на это транспортное средство выписывается несколько путевок. Тогда время выезда фиксируется в путевом листе первого водителя, а время заезда в гараж – в документе последнего водителя. В каждом случае снимаются показания одометра.

Медицинский осмотр водителя

В путевом листе должен быть проставлен штамп о медосмотре , свидетельствующий об отсутствии алкогольного (наркотического) опьянения, общее удовлетворительное состояние здоровья и готовности водителя к работе. Отсутствие подобной отметки медицинского работника будет расценено проверяющими, как нарушение Закона об охране труда.

С 1 мая 2015 года ужесточились требования к проведению медицинских осмотров до начала и после окончания рейсов. Теперь закон обязывает проходить медосмотр не только наемным водителям, но индивидуальным предпринимателям, которые осуществляющим перевозку самостоятельно, без привлечения наемных работников. Проведение указанной процедуры оплачивает работодатель. В случае с индивидуальным предпринимательством, когда из-за отсутствия наемных работников нет смысла оборудования медицинского кабинета, целесообразно заключить договор с лицензированной медицинской организацией.

Выявление сотрудником ГИБДД отсутствия штампа медработника может послужить признанием путевого листа недействительным, водитель в таком случае отстраняется от управления транспортом и автомобиль отправляется на штрафстоянку.

Контроль со стороны налоговых органов

Допущенные неточности в путевках могут послужить причиной для исключения их налоговиками из документов, подтверждающих подлинные затраты предприятия. Решения многих судов также указывают на то, что только грамотно и полностью оформленные путевые документы служат доказательством использования автотранспорта в целях производства и получения дохода.

Налоговый Кодекс РФ не содержит положений о нормировании затрат на ГСМ и топливо , однако, во избежание конфликтов с ревизорами, лучше придерживаться общепринятых нормативов расхода топливных ресурсов.

В заключение нелишне будет напомнить, что только обоснованные экономически и подтвержденные документально расходы могут быть приняты в целях налогообложения, как производственные затраты. Причинами для отказа в предоставлении налогового могут послужить выявленные контролирующими органами неточности в реквизитах путевых листов.

Бесплатная программа по заполнению путевых листов и правила работы с ней рассмотрены в следующем видео уроке:

Путевой лист - это документ, который должны заполнять все хозяйствующие субъекты, эксплуатирующие автотранспорт. При этом компании и ИП, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. В материале мы рассмотрим порядок и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля - с учетом последних изменений, внесенных в форму путевого листа.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля, который в обиходе называют просто «путевка», должен знать каждый бизнесмен, который эксплуатирует такой транспорт в служебных целях. Эти учетные первичные документы являются обязательными как для собственного, так и для арендованного автотранспорта. При этом хозяйствующие субъекты, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны использовать в работе исключительно унифицированные формы этих документов.

Для грузовых автомобилей, в зависимости от того, какие показатели используют для осуществления учета работы автомобиля, существуют две разновидности путевых листов: 4-С и 4П. Когда учет работы автотранспорта происходит на основании фиксации времени его эксплуатации, используют путевой лист 4-П.

Например, транспортное средство перевозит грузы и оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения транспорта в работе. Такой путевой лист может быть оформлен, только если за день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения. Форму 4-С используют чаще всего перевозчики, взимающие плату за тонна-километры.

Что же касается водителей автобусов, которые осуществляют перевозку пассажиров, то они обязаны иметь при себе путевой лист автобуса по форме № 6. Путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Когда речь идет о путевом листе при перевозке опасных грузов, то, как и при обычной транспортировке, пишут маршрут, а в верхнем поле делают отметку «Опасный груз» красным цветом. В разделе «Особые отметки» указывают номер опасного вещества по списку ООН.

Остальным организациям и ИП можно использовать произвольную форму. Рассмотрим, как должен выглядеть бланк путевого листа легкового автомобиля, и какие существуют особенности его заполнения.

Форма путевого листа легкового автомобиля (2019 год)

Форма, по которой ИП и организации должны заполнять путевой лист легкового автомобиля (форма 3), утверждена еще 20 лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Именно этот унифицированный бланк действует до сих пор, хотя за эти годы в него было внесено множество различных поправок. Последнюю из них Минтранс России внес Приказом от 21.12.2018 № 467 . Чиновники обновили требования к заполнению. Надо отметить, что этим Постановлением утверждены разные формы путевок, которые зависят от вида транспортных средств. В частности, отдельные бланки предусмотрены для:

• легкового транспорта;
• грузового транспорта;
• специального транспорта;
• такси;
• общественных автобусов;
• автобусов необщего пользования.

Поэтому организации и ИП должны выбирать бланк, соответствующий обстоятельствам.

В 2017 году Министерство транспорта РФ внесло изменения в требования по оформлению путевых листов, утвержденные Приказом от 18.09.2008 № 152 . Изменения зафиксированы в Приказе № 476 от 07.11.2017 и Приказе № 141 от 06.04.2017 Минтранса РФ .

Приказ № 476 устанавливает, что с 15.12.2017 в реквизитах путевого листа должны быть указаны:

• ОГРН учреждения;
• дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.

Реквизит необходимо заполнять, если обязательность предрейсового контроля предусмотрена законодательно. Для транспорта, выезжающего с места постоянной стоянки, такой предрейсовый контроль предусмотрен. Его порядок изменен по Приказу № 141, который вступил в силу 24.12.2017. Новые правила установили, в частности:

• требования к работникам, которые проводят проверку технического состояния;
• перечень систем, устройств, механизмов, агрегатов, приборов, узлов и деталей, которые подлежат проверке;
• реквизиты, которые должны быть отражены в журнале регистрации результатов предрейсового контроля.

Бизнесмены также должны знать о последних поправках, предусмотренных Приказом Минтранса от 21.12.2018 № 467, который действует с 01.03.2019. Изменения касаются отметки о прохождении медицинского осмотра. В частности, врачам разрешено не ставить соответствующий штамп, а ограничиться датой проведения осмотра, Ф.И.О., личной подписью. Кроме того, вводятся некоторые новые правила заполнения путевок:

• из порядка исключается срок действия таких документов (не превышающий 1 месяца), их предстоит оформлять до начала рейса или смены, если в течение этого времени водитель совершает несколько рейсов;
• если на одно ТС оформляется несколько путевых листов, то в документе водителя, который выезжает первым, нужно указывать дату, время и показания одометра при выезде, а данные при въезде должны фиксироваться в путевом листе водителя, который последним заедет на постоянную стоянку (парковку).

Обязательные реквизиты в путевке

Путевой лист — это документ строгой отчетности. Поэтому в нем должны быть указаны обязательные реквизиты, в том числе предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. С 2017 года таких обязательных реквизитов стало больше — теперь автотранспортные и другие компании должны записывать в бланк информацию о том, что транспортное средство прошло предрейсовый контроль технического состояния. Поэтому если организация хочет разработать бланк самостоятельно, она должна учесть все обязательные требования к его оформлению. Форма должна фигурировать в учетной политике организации, как это предусмотрено пунктом 4 ПБУ 1/2008.

В любой путевке, хоть унифицированной, хоть разработанной самостоятельно, должны быть указаны:

1. Дата составления документа. Если путевой лист выдан не на день, а на определенный срок, следует указать период (например, 01.06.2017 - 07.06.2017).
2. Номер и серия путевки. Номера не должны повторяться и присваиваются самой организацией. Серии заполняются в том случае, если бланкам путевых листов они присвоены типографским способом.
3. Информация об организации и ее штамп (наименование, адрес, контакты, коды по ОКУД и ОКПО).
4. Информация о ТС (марка, модель, госномер автомобиля, гаражный номер). Если автомобиль находится в аренде, желательно указать еще и номер договора.
5. Данные водителя (Ф.И.О., табельный номер, номер ВУ, категория, тип лицензионной карточки (если имеется)).
6. Индивидуальное задание с указанием мест и времени отбытия и прибытия водителя.
7. Подписи диспетчера-нарядчика или уполномоченного лица, выдающего задание водителю.
8. Подписи механика, выпускающего автомобиль на линию, с информацией:
   • об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж;
   • о показаниях на спидометре;
   • о выдаче и остатке горючего;
   • о марке топлива;
   • о величине расхода горючего (расход по норме, фактический расход, экономия или перерасход).
9. Сведения о прохождении медосмотра водителем и техосмотре ТС.

Обязательные реквизиты оборотной стороны типового бланка:

1. Номер по порядку. Каждая поездка должна записываться под отдельным номером.
2. Код заказчика.
3. Место отправления и назначения.
4. Время выезда и возвращения
5. В графу «Пройдено» вводятся данные о пройденном расстоянии.
6. Подпись водителя.

Остановимся подробнее на предрейсовом медосмотре водителей. Основные изменения норм, регулирующих деятельность частных предпринимателей и автотранспортных организаций, произошли в мае 2015 года и по-прежнему имеют законодательную силу. Все предрейсовые (послерейсовые) медицинские осмотры водителей регистрируются в специальном журнале. Приказ предусматривает необходимость прохождения предрейсовых медосмотров для всех водителей, помимо шоферов машин экстренных служб (им нужно проходить только предсменные медосмотры). Кроме того, послерейсовый медосмотр обязателен для водителей, осуществляющих перевозку пассажиров или опасных грузов. В состав предрейсового осмотра входит:

• рассмотрение жалоб водителя;
• визуальный осмотр;
• измерение давления, пульса, температуры тела;
• выявление признаков опьянения;
• определение наличия психоактивных веществ;
• для определения процента алкоголя в крови применяют алкотестер.

По результатам предрейсового осмотра врач выносит заключение о том, что опасных и вредных факторов или состояния здоровья, которое бы препятствовало выполнению трудовых обязанностей, не выявлено. В противном случае водитель к работе не допускается. Отметка о прохождении медосмотра с указанием даты, времени и подписи медицинского работника должна стоять в путевом листе. Документ должны подписать лицо, которое его заполнило, и руководитель организации. Без круглой печати можно обойтись: ее нужно ставить только тем фирмам, у которых ее применение прописано в Уставе.

Документ всегда оформляется в одном экземпляре.

Срок действия

До 01.03.2019 выписать путевку можно было как на один день, так и на весь месяц, если машина совершает выезды не очень часто. С указанной даты путевка оформляется перед каждой сменой или рейсом. Водитель получает на руки документ перед выездом. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продления срока действия, поскольку в рейсе может возникнуть задержка, а движение без путевого листа является нарушением.

После окончания срока действия путевки ее следует вернуть под подпись уполномоченному лицу. Такой документ считается закрытым и должен быть передан на обработку в бухгалтерию.

Для чего нужны путевки на легковой транспорт

Путевые листы нужны в первую очередь самой организации. С их помощью бухгалтерия рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы путевка нужна для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, именно на основании путевки можно будет подтвердить законность и обоснованность рейса, а также право управления автомобилем. Отсутствие путевки является нарушением, за которое, по статье 12.13 КоАП РФ , положен административный штраф.

Для многих организаций ГСМ — значимая статья расходов. И использование путевых листов — это один из способов определения, сколько же использовано ГСМ. Путевой лист позволяет подтвердить необходимость расходов, зафиксировать расстояние, пройденное автотранспортом, определить показатели для расчета объема использования ГСМ. После того как будет определен фактический или нормативный объем использования, можно рассчитать сумму списания. Для этого умножают стоимость единицы на объем. Однако для того чтобы списать ГСМ, недостаточно путевого листа, необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено такое списание. Путевые листы используют для списания ГСМ в том случае, если нет электронной системы контроля. Или она недостаточна. Например, возможен контроль за расходом топлива, а маршрут транспортного средства не отслеживается.

Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие приобретение, расход и характер поездок. Если ГСМ приобретается по топливным картам, то это отражается по накладной поставщика, карты учитываются на забалансовом счете. Если ГСМ оплачивается наличными, то оприходование происходит по чекам, выданным АЗС, и авансовым отчетам водителей. Если автомобиль подключен к электронной системе, контролирующей маршрут и расход топлива, то, согласно Письму Минфина от 16.06.2011 № 03-30-06/1/354, для списания ГСМ достаточно отчетов этой системы.

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Оформлением формы 3 в специализированных автотранспортных компаниях обычно занимаются диспетчеры. В организациях, где такая служба не предусмотрена, а весь легковой транспорт представлен личной машиной руководителя, заполнять форму 3 может непосредственно директор или любой уполномоченный на это работник. Делегировать обязанности необходимо приказом по организации, ведь уполномоченное лицо несет ответственность за наличие путевого листа, а также за все неточности и ошибки, допущенные при его заполнении. Если оформлением путевых листов занимается сам водитель (это не запрещено), он также должен заполнять свою часть документа: вписывать сведения о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов.

Унифицированную форму № 3 можно применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в Письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. В частности, там сказано, что на каждом учетном документе должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС (не путать с круглой печатью). Кроме того, нужно принимать во внимание и другие требования к оформлению формы.

Указывать показания приборов необходимо как перед выездом с парковочного места, так и при возвращении на него. Учитываются такие приборы, как датчик топлива, одометр и другие.

Требования к заполнению путевки:

• освидетельствовать техническое состояние ТС должен уполномоченный специалист, например механик. Он должен поставить в документе свою подпись перед выездом в рейс ТС;
• освидетельствовать состояние здоровья водителя должен медработник. При заполнении должны быть указаны дата и время и проставлена личная подпись. Также должна быть запись, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей»;
• хранить закрытые путевки, по требованию Приказа Минтранса России № 152, необходимо в течение пяти лет.

Остановимся подробнее на заполнении путевого листа.

Левая верхняя часть листа:

• дата выхода в рейс;
• наименование организации;
• данные водителя;
• данные автомобиля;
• время выезда со стоянки;
• время возвращения;
• информация о медосмотре;
• данные медсотрудника, ответственного за проведенные процедуры.

Правая часть бланка:

• коды из учредительных документов организации;
• номер бланка;
• километраж;
• данные сотрудников, проводящих техосмотр транспортного средства;
• марка топлива;
• выданное количество ГСМ.

Нижняя часть бланка:

• подпись лица, выдающего исправное транспортное средство;
• подпись водителя.

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3), титульный лист

Обратная сторона заполняется лицом, принявшим автомобиль после рейса:

• маршрут;
• время;
• пройденный километраж;
• подпись водителя.

Ответственность за отсутствие путевого листа

Штрафы за отсутствие путевого листа прописаны в КоАП РФ :

• за автомобиль несет ответственность водитель — штраф в размере 500 рублей или предупреждение;
• за автомобиль отвечает должностное лицо организации — штраф 20 000 рублей;
• юридическое лицо — штраф до 100 000 рублей;
• штраф за некорректно оформленный путевой лист — 3000-30 000 рублей.

Для грузового автомобиля наличие путевого листа в поездке обязательно.